- متون ارسالی باید در یکی از سه قالب سفرنامه، داستان بلند و داستان کوتاه باشند.
- هر شرکت‌کننده می‌تواند در همه بخش‌ها شرکت کند.
- حق استفاده از متون رسیده در کتاب، ویژه نامه، فضای مجازی و... برای دبیرخانه سوگواره ذکر نام صاحب اثر محفوظ است.
- شرکت کنندگان با ارسال اثر خود، حق چاپ و استفاده معنوی و مادی از آن را به دبیرخانه سوگواره می‌دهند.
- شرکت در سوگواره محدودیت سنی ندارد.
- بهتر است هر اثر دارای یک عنوان (تیتر) باشد.
- آثار ارسالی باید حداقل در یکی از موضوعات اجتماع عظیم مسلمانان در روز اربعین حسینی، پیام‌ها و تاثیرات اربعین در میان مسلمانان، ارتباط زائران در طول مسیر پیاده‌روی با یکدیگر، شهدای مدافع حرم، شور و شوق زائران کشورهای دیگر در واقعه پیاده‌روی و سبک زندگی اسلامی در اربعین و نقش آن در تمدن‌سازی نوین اسلامی همچنین شعار سال حیاتنا الحسین نوشته شده باشند.
- سفرنامه باید شامل اطلاعات کاربردی و مفید باشد تا بتواند به خواننده در تجربه سفر، کمک کند. سفرنامه باید حداقل ۲۰ و حداکثر ۵۰ صفحه وُرد با فونت ۱۴ B. Mitra باشد.
- نقل سفرنامه از شخص یا اشخاص دیگر بلامانع است.
- هر شرکت کننده می‌تواند ۳ اثر در زیربخش سفرنامه ارسال کند.
- داستان بلند باید حداقل ۵۰۰۰ و حداکثر ۱۵۰۰۰ کلمه باشد.
- گفتنی است سفرنامه، شرح سفری است که نویسنده در قالب آن مشاهدات خود را از اوضاع شهر‌ها یا سرزمین‌های دیگر شرح می‌دهد و اطلاعاتی از بناهای تاریخی، مساجد، آداب و رسوم، موقعیت جغرافیایی، آب و هوا، زبان اهالی و... مناطقی که بازدید کرده، در اختیار خواننده می‌گذارد.
- همچنین داستان بلند، داستانی است روایت‌گونه به نثر که پیرامون موضوع و حادثه‌ای که ریشه در واقعیت اجتماعی دارد نوشته می‌شود.
- آثار ارسالی باید در 2 سال اخیر خلق و در دوره های گذشته سوگواره عبرات به این دبیرخانه ارسال نشده باشد.
- دبیرخانه در بخش عمومی با عنوان خاطره، دلنوشته و واقعه‌نگاری نیز جهت علاقمندان آثار را دریافت می نماید.
- صاحب اثر همان فرد ارسال کننده اثر محسوب خواهد شد و در صورت اثبات خلاف آن از دور رقابت اثر حذف خواهد شد.
- ضروری است جهت بررسی آثار ارسالی از هر طریق، حتما در پورتال سوگواره عبراتabarat.alarbaeen.ir ثبت نام کامل انجام دهید.
- در صورت بروز مسائل پیش بینی نشده دبیرخانه در جلسه کمیسیون برای آن تصمیم گیری خواهد کرد.
- آثار ارسالی باید در فایل ورد و باذکر مشخصات باشد.